学院办公室


    外国语学院办公室是学院的综合办事机构。院办公室的主要职能是贯彻执行上级的决议、指示和各种规章制度,围绕学院的中心工作,完成教学、科研以及安全、保卫、行政和后勤保障等工作;积极发挥学院领导班子的参谋助手、综合协调等作用,把握大局,服务领导、服务教师,做好公文处理、信息传达、综合统计、对外联络、会务安排、重要活动的组织、综合管理服务以及领导交办的其他工作。其具体职责包括:

1、组织起草全院性工作计划、总结、规划、请示、报告、决议等文件;组织拟订全院性有关的规章制度;负责发布全院性行政事项的通知、通告、布告和工作安排等。

2、负责落实院领导召开各种会议的场所,通知出席会议的对象;承办教职工大会,做好会议记录,贯彻会议重要决定。

3、负责协调、组织学院大型活动和综合性工作;处理学院日常事务;管理并规范使用学院行政印章;开展对外联络,接待来访来客;做好学院节、假日值班等工作。

4、负责各类行政文件、资料、公函的收发、传阅、催办和整理归档;负责学院网站的信息传输与维护;负责网站动态报导和图片拍摄,确保学院网站信息传输的准确、正确、及时和安全有效。

5、负责学院教职工校内津贴、院内各种津贴、奖金的审核与发放,及学院财务报帐工作;负责院内人员工资及变动报表、学生勤工俭学报表、本科和研究生教学报表、教师科研立项项目和论文著作报表、专家学术讲座等报表的制作、审核及上报;协助院长做好各类人员的考核、考勤、奖惩、聘任、职称评聘等工作。

6、负责学院固定资产登记、编号、管理及定期清查;负责办公用品的领取、登记、管理和分发;负责报告厅、会议室、LED电子屏等设备的维护和管理;负责教学用车的落实等后勤保障工作。

7、负责编排落实本科和研究生的教学任务及教学日常管理工作;负责学生注册和教师开课情况的统计与上报;协助院长做好教学秩序检查和期中教学质量检查等工作。

8、负责本院学生的课程安排,做好学生的成绩登记;负责各年级课程的期末考试日程安排、试卷整理及保管工作。

9、完成院领导交办的其他事项。

学院办公室联系方式:

院办主任 陈雪军 38282707
行政秘书 王文婧 38282700
教学秘书 李开龙 38282709
科研秘书 房靖梅 38282708