学院办公室

外国语学院办公室是学院的综合办事机构，是为全院师生服务的窗口，是领导联系群众的纽带，又是群众沟通领导的桥梁；是沟通、协调和联系学校各职能部门，保证学院各项工作正常运行的枢纽。其主要职责包括：

1、组织起草全院性工作计划、总结、通知、请示、报告、决议等文件；组织拟订全院性有关的规章制度；负责发布全院性行政事项的通知、通告、布告和工作安排等。

2、负责落实院召开各种会议的场所，通知出席会议的对象；承办教职工大会，做好会议记录，贯彻会议重要决定。

3、负责协调、组织学院大型活动和综合性工作；处理学院日常事务；管理并规范使用学院行政印章；开展对外联络，接待来访来客；做好学院节、假日值班等工作。

4、负责各类行政文件、资料、公函的收发、流转、催办和整理归档。

5、负责学院教职工校内津贴、院内各种津贴、奖金的核算与发放，及学院财务报帐工作；负责院内人员岗位津贴及人员变动报表、学生勤工俭学报表、本科和研究生教学报表、教师科研立项项目和论文著作报表、专家学术讲座等报表的制作及上报；协助院长做好各类人员的考核、考勤、奖惩、聘任、职称评聘等工作。

6、负责学院固定资产登记、编号、报废、管理及定期清查；负责办公用品的领取、登记、管理和分发；负责报告厅、会议室、LED电子屏等设备的维护和管理；负责教学用车的落实等后勤保障工作。

7、负责编排落实本科和研究生的教学任务及教学日常管理工作；负责学生注册和教师开课情况的统计与上报；协助主管院长做好教学秩序检查和期中教学质量检查等工作；协助主管院长做好各类教学评估工作;协助主管院长做好科研管理工作。

8、负责本院教师的课程安排；负责各年级课程的期末考试日程安排、试卷整理及保管工作。

9、完成院领导交办的其他事项。

外国语学院办公室主任岗位职责

一、在学院主要负责人的领导下，总体负责学院办公室的各项工作，安排好办公室日常行政和教学科研辅助等工作。

二、协助院领导负责学院人事管理、财务管理、资产管理、档案管理、平安创建、应急维稳、后勤保障等工作。

三、负责学院公文办理、文稿起草、接待联络、会务安排等工作。

四、协助做好学院机关教工党建、宣传和工会工作。

五、完成院领导交办的其他工作。

外国语学院本科教学秘书（大英）岗位职责

一、协助教学副院长做好大学英语教学管理工作，确保教学运行正常。
   二、协助教学副院长做好教学质量检查及评估相关工作，负责教学文件、材料的归档与保管。
   三、负责落实排课选课、教材征订、学生成绩折算、办理调课停课手续及教学数据上报等各项工作。
   四、负责做好新生分级考、期中期末、英语竞赛等各类考试的组织排考工作。

五、认真做好院分管领导和院办主任交办的其他工作。

外国语学院本科教学秘书（专业英语）岗位职责

一、协助教学副院长做好专业英语以及第二专业的教学管理工作，确保教学运行正常。

二、协助教学副院长做好教学质量检查及评估相关工作，负责教学文件、材料的归档与保管。

三、负责落实排课选课、教材征订、办理调课停课手续及教学数据上报等各项工作。

四、负责做好英（日）语专业四、八级考试报名和组织考试相关工作，负责落实期中教学质量检查计划、本科毕业论文答辩各环节、全院本科教学期末考试日程安排等相关工作，认真做好学生成绩登记工作。

五、认真做好院分管领导和院办主任交办的其他工作。

外国语学院研究生教学秘书岗位职责

一、做好全院研究生教学管理工作，协助教学副院长落实研究生培养方案、执行计划、选课等教学文件，并及时上报研究生院，确保学院研究生教学运行正常。

二、协助学院领导完成当年研究生的招生调剂复试工作。

三、落实安排毕业班学生的论文答辩各环节工作，并及时完成答辩材料归档工作。

四、落实研究生期末考试安排等相关工作，认真做好试卷归档工作。

五、做好学期研究生教学总工作量的统计与上报，完成非全日制英语笔译专业招生、培养、答辩等所有工作。

外国语学院行政兼外事秘书岗位职责

一、负责本院教职工考勤及汇总工作，协助院办主任做好职工岗位津贴的发放以及院办财务报账工作；负责办公用品的领取、登记、管理及分发工作；协助院办主任做好学院资产登记、编号、保管、维护、管理等工作；协助院办主任做好学院召开的有关会议通知的转达、会务的准备工作；负责院办电话的接听、记录、转达工作；负责全院教职工的信函收取和分发等工作；定期更新学院教职员工联系方式；负责学院会议室的日常维护管理。

二、负责及时收集本院重要的档案材料，按学校档案室要求做好年度文件资料的整理、立卷、归档工作。

三、协助院长做好外事接待、外事活动、外事项目运作等相关工作。

四、认真做好院办主任交办的其他工作。

外国语学院科研秘书兼实验员岗位职责

一、实验室管理工作，协助实验室主任做好实验日志、设备检测等工作。

二、负责外语楼108、109两间多媒体教室兼自习教室的日常管理，保障日常教学和讲座的正常进行。

三、负责科研秘书工作，做好与科技处的沟通与协调工作，及时准确传达科研相关信息。

四、负责各级各类项目、奖项的组织申报工作，做好科研成果审核、统计，科研资料整理归档等等。

五、图书资料室管理工作，负责图书借出和归还的登记，订购期刊杂志，上架图书维护，室内卫生维护等等。